Planification du SI et intégration dans le plan stratégique de l’entreprise

Le SI a pour unique objectif d’automatiser des activités du métier. C’est le seul et unique objectif à défendre vis-à-vis de la direction de l’entreprise. Tous les autres objectifs découlent de cette première hypothèse. En découle un principe majeur : les projets SI ne peuvent se planifier seuls, sans lien direct ou indirect à une exigence de l’entreprise. Même un projet purement technologique doit se raccrocher à une attente métier. Une obsolescence n’est jamais que technique. Si pour l’application concernée, la technologie n’a plus d’avenir dans l’entreprise et si aucun responsable métier n’attend rien de ce système informatique alors mieux vaut l’oublier. Les trajectoires d’évolutions du SI sont élaborées, chiffrées, évaluées, instruites pour être réalisées. On appelle cela plan stratégique, plan d’urbanisme, portefeuille de projets, roadmap… Tous ces éléments se complètent et sont liés à une source d’évolution du SI : les processus métiers et visent à justifier les évolutions requises et le budget associé. La planification d’un projet SI n’est en rien de la responsabilité exclusive de la DSI et c’est tant mieux. Un projet pour réussir doit avoir un sponsor - direction métier - s’engageant pour sa réussite et fournissant à la fois des ressources humaines - les fameux utilisateurs clés - et des moyens financiers. Les directions métier doivent porter la responsabilité de faire évoluer le SI au regard des enjeux de l’entreprise et en prenant en compte les avis de la DSI. Contrairement à une idée reçue, les moyens financiers sont définis en rapport avec la mesure des enjeux du projet et non seulement avec le prix objectif de réalisation du projet. Le budget d’investissement comprend l’acquisition de machines, les licences logiciel, les frais du projet : conception, construction, recette et déploiement. Le coût complet du projet comprend le budget d’investissement initial et le coût annuel de maintenance. Les enjeux sont chiffrés par la maîtrise d’ouvrage et servent de critères de décision. Le comité d’investissement ou de décision va raisonner par écart entre le coût complet du projet et les gains annuels. Dans ce processus de décision, quel est le rôle de la DSI ? - Assister, participer ou réaliser la cartographie des processus métier, plan d’urbanisme, - Proposer les évolutions technologiques, chiffrer les gains de maintenance en faisant évoluer les techniques, technologies, - Solliciter les directions métier, encadrer et cadencer les travaux de cartographie. Idéalement, des personnes clés sont identifiées pour participer à ces travaux à la fois côté DSI et à la fois côté directions métier. Et quelles sont les activités de la maîtrise d’ouvrage et des directions métier ? - Identifier les enjeux, les chiffrer au regard des coûts d’évolution du SI, - Participer activement à la cartographie des processus et activités de l’entreprise. Effectuée intelligemment, la cartographie peut répondre à plusieurs objectifs : évolution du SI, qualité, réorganisation des activités pour en améliorer la performance. - Proposer les améliorations du SI au regard de la stratégie de l’entreprise : nouveaux marchés, acquisitions, fusions, nouvelles activités, réduction de coût, amélioration de performances opérationnelles… En synthèse, les grandes activités réalisées en mode collaboratif DSI / Directions métier : - Urbaniser le SI, au travers d’un plan d’urbanisme, études d’urbanisme - Décrire les processus métier existant et cibles, le SI associé - Décrire la trajectoire d’évolution des processus métier et du SI - S’assurer que chaque projet SI répond aux objectifs stratégiques de l’entreprise et prioriser les projets SI selon les critères du métier. Enfin, cela peut paraître trivial mais il est parfois bon de se le répéter…. la DSI doit constamment rappeler aux directions métier : - Que la DSI n’a absolument pas besoin du système d’information. La DSI n’utilise pas le système d’information, elle le maintient en état de fonctionnement acceptable. Par ailleurs la DSI a pour mission de maintenir la cartographie du système d’information pour en montrer son utilité ou au contraire les manques. - Que le système d’information n’est destiné qu’aux directions métier. Pour que le système d’information soit en plus un système « utile », il est donc impératif que les directions métier s’investissent dans le processus de construction des décisions puis dans le processus de décision et arbitrage. - Que la DSI n’est qu’un promoteur des évolutions technologiques. Toutes les évolutions du SI doivent donc être initiées par les directions métier. Pour finir, si une direction générale demande à un DSI de réduire ses coûts, la réponse la plus simple et la plus pragmatique à répondre est : quel système puis-je arrêter ? Et ainsi provoquer le lancement d’une démarche d’analyse de la valeur du système d’information passant pas la cartographie des activités de l’entreprise, la cartographie du SI etc… etc… etc… etc… etc… et la boucle est bouclée… Dernier point que nous soumettons à votre réflexion et que nous travaillerons ultérieurement… Gérer un système d’information revient au final à mettre en place une boucle d’amélioration de ce système d’information mais aussi des processus et activités des directions métier.